Share this Job

Supervisor Service Admin GER m/f)

Date: Jul 19, 2017

Location: Berlin, Germany

Company: MTS Systems

Req ID: 34801

Service Admin

 

Ziel Ihrer neuen Aufgabe:

Teamleitung und Ausführen diverser Sachbearbeitungsaufgaben, um das Erreichen der Service Teamziele gemäß der Jahrespläne zu gewährleisten. Anwendung bestehender Technologien und Unterstützung bei der Implementierung neuer Technologien und Geschäftsprozesse, um einen hochwertigen Kundenservice zu liefern. 

 

Ihre neuen Aufgaben im Einzelnen:

  • Unterstützung des Global Service Admin Managers bei der Personalplanung sowie der Planung und Ausführung des Servicebereitstellungsplans inkl. Budgetierung.

 

  • Messung der Leistung, Überwachung der Ergebnisse, wenn notwendig tägliche Einweisungen und Umsetzen von Korrekturmaßnahmen, um die Leistung des Service Admin Teams stets zu verbessern.

 

  • Verantwortung für die kontinuierliche Leitung, tägliche Beaufsichtigung und Weiterentwicklung der zugewiesenen Service Admins inkl. Trainings z.B. SAP, CRM etc..  Stärkung des Teamzusammenhalts, Beratung bezüglich kontinuierlicher Verbesserung und Schaffung einer motivierenden Arbeitsumgebung. 

 

  • Einleitung und Organisation von Möglichkeiten für die einheitliche Wissenserweiterung im Team in Bezug auf verschiedene Service Admin Aufgaben. Regelmäßige Durchführung einer ersten Leistungsbewertung, die zu einem leistungsstarken Team führt.

 

  • Ausführung administrativer Aufgaben in Verbindung mit der Leitung des Wartungsteams, wie zum Beispiele die Genehmigung von Reisekosten und Spesen innerhalb des Budgets. 

 

  • Erstellen  und Bearbeitung  von Service Orders und Serviceverträgen im Business Management System, auf Grundlage der vorgegebenen Prozessen und allgemeiner Richtlinien. Sicherstellen, dass alle relevanten Dokumente, die dazugehörige Korrespondenz und die dazugehörenden Daten verfügbar sind.

 

  • Verfolgung, Überprüfung und Bearbeitung der Service Orders und Auslösen der Rechnungen im Business Management System. Erfassung und Zuordnung der Service Reports entsprechend der allgemeinen Richtlinien.

           Inklusive Störerfassung/-behebung und – weiterleitung

           - Bearbeitung von schriftlichen und telefonischen Kundenanfragen
          -  Anrufe oder Emails von Service Ingenieuren entgegennehmen
         - Eingehende Störmeldungen zuordnen und SAP – konform strukturiert erfassen
         - Entsprechend der SAP Zuordnung eine Notifikation und eine Service Order eröffnen
         - Kunden und Serviceingenieure über weiteren Ablauf informieren.

 

  • Selbständige und zeitnahe Rechnungserstellung von Servicerechnungen innerhalb der zeitlichen Vorgaben unter Berücksichtigung der festgelegten Prozesse und allgemeinen Richtlinien

 

  • Eingabe, Verfolgung und Follow-Up von Teilebestellungen für interne und externe Kunden

 

  • Erstellung von Bestellanforderungen (Purchase Requisitions) für Materialien und Dienstleitungen von Lieferanten unter Berücksichtigung der festgelegten Prozesse und allgemeinen Richtlinien. Überwachung der Bestellvorgänge zur Sicherstellung der termingerechten Lieferung

 

  •  Eigenständige Zusammenarbeit mit den/m Technical Service Coordinator(s) auch bei der Reise- und Einsatzplanung (Steuerung des Service Ingenieur Einsatzes) zur Sicherstellung der termingerechten Erbringung von Service Dienstleistungen, inklusive
    a) Entsprechend gemeldeter Kundenanforderungen, Kundendienstingenieure nach Verfügbarkeit und Dringlichkeit zum Kundendiensteinsatz einteilen und informieren
    b) Kunden über Besuchstermin und ggf. Änderungen im Ablauf unterrichten
    c) Von Projekt Ingenieuren angeforderte Installationstermine mit dem Terminplan abstimmen und einflechten

 

  • Eigenständige Zusammenarbeit mit der lokalen Organisation bei der Bereitstellung von Werkzeugen inklusive Kalibrierausrüstung
  • Eigenständige Mitarbeit bei Cross-Functional Prozessen
  • Eigenständige Mitarbeit bei begleitenden Prozessen zur Erbringung von Serviceleistungen wie Reisebuchungen, Zugangsberechtigungen, Import/Export etc..
  • Angebote eigenständig erstellen
    a) Erarbeitung eines Preisangebotes unter Berücksichtigung der aktuellen Preislisten, sowie der jeweiligen Kundenrabatte
    b) Prüfung der internen Lieferzeiten
    c) Kontaktaufnahme zum Kunden bei zu klärenden Punkten, wie z.B. technische/kaufmännische Fragestellungen
    d) Erstellen schriftlicher Angebote
     
  • Sofern notwendig, selbständige Durchführung von logistischen/kaufmännischen Unterstützungsprozessen:
    a) Erstellen von Lieferscheinen und einschlägiger Versandpapiere
    b) Ersatzteilbestellungen
    c) Überwachung der Bestellvorgänge
    d) Rechnungen in SAP erstellen, kontrollieren und dokumentieren
    e) Rechnungsversand
    f) Wartungsverträge eingeben, kontrollieren und dokumentieren
    g) Pflege von Datenbanken
    h) Einhaltung SOX relevanter Richtlinien
    i) Inventurarbeiten

 

  • Jahresabschlüsse und Prüfungen
    a) Zusammenstellung der Dokumente für die SOX-Audits
    b) Aktive Unterstützung der Audits
    c)  Empfehlungen für SOX-Prozesse
    d) Überprüfung der SOX-Prozesse auf Plausibilität des Ablaufplans, ggf. Controlling Änderungen vorschlagen
    e) Überprüfen von Inventurdatensätze, Änderungen einfordern

 

  • Klärung offener Forderungen(intern/extern)

 

und das bringen Sie mit:

 

  • Abgeschlossene Hochschulausbildung oder eine abgeschlossene fachbezogene mindestens  zweijährige Fachschulausbildung
  • Langjährige fachspezifische Berufserfahrung

    Erfahrungen als Supervisor
  • Sehr gute SAP/CRM/Click Kenntnisse
  • Betriebliche Weiterbildung für MTS-typische Anwendungen
  • grundlegende technische Kenntnisse von MTS Produkten
  • grundlegende technische Kenntnisse in der Hydraulik/Elektrotechnik
  • Erfahrung im direkten Kundenkontakt und Konfliktmanagement
  • sehr gute Deutschkenntnisse
  • Englisch in Wort und Schrift
  • möglichst Kenntnisse einer zweiten europäischen Sprache

 

Kontaktaufnahmen von Personalberatern sind unerwünscht / Attempts of contacts by recrutingcompanies are unwanted

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Englisch in Wort und Schrift, möglichst Kenntnisse einer zweiten europäischen Sprache.


Job Segment: Hydraulics, Manager, ERP, Administrative Assistant, Business Manager, Engineering, Management, Technology, Administrative